Tudástár

A kiszervezés folyamata

A HR funkciók kiszervezése elsődlegesen a jól elkülöníthető, és speciális ismeretket igénylő területekkel kezdődik. Az teljes HR kiszervezése általában csak kisebb 100 fő körüli cégekre jellemző. Közép és nagyvállalatok esetében a legtipikusabb outsourcing döntések közé tartozik a bérszámfejtés, a cafetéria rendszerek üzemeltetése, és a HR adminisztráció kiszervezése.

Mi az első lépés?

Miután eldöntöttük, hogy a kiszervezés számunkra jó megoldás lehet, tisztáznunk kell, hogy mit várunk el a kiszervezéstől: A költségek csökkenését? Minőségi javulást? Belső erőforrások felszabadulását? A lényeg, hogy döntsük el, hogy miért szeretnénk kiszervezni, és lehetőleg ezt a szolgáltató választásnál is tartsuk szem előtt.

Szolgáltatóktól árajánlatok bekérése, találkozók

Jó, ha minél több szolgáltatótól kérjünk be ajánlatot, mivel különböző előnyöket kínálnak számunkra. A szolgáltatók listája hosszú, azonban mást kaphatunk egy kisebb irodától, aki kimondottan a HR kiszervezésre specializálódott, és mást egy globális cégtől ahol a különböző üzletágakban több száz alkalmazott is dolgozik. Nem létezik mindenki számára egységesen jó megoldás, ahogy nem létezik egységes vevői értékrend sem. A személyes találkozón az „első benyomáson” túl különösen fontos információt kaphatunk hozzáállásról, rugalmasságról, szakmai hozzáértésről, stb.. Érdemes minél több a jövőbeni folyamatokra vonatkozó kérdéssel bombázni a szolgáltatókat, hogy ki tudjuk választani, ki tudja a hozzánk legközelebb álló megoldást nyújtani.

Költségelemzés

A beérkezett ajánlatok alapján és saját költségeink ismeretében feltétlen érdemes egy költségelemzést készítenünk. A cél, hogy valóban lássuk, mit mutatnak számokban a változások, még akkor is, ha nem a költségcsökkentés az elsődleges célunk. Ehhez szükséges, hogy teljes mértékben ismerjük saját folyamatainkat, azok költségvonzatát, és kiszervezés esetén a szolgáltató input-output kapcsolódását, és azok költségeit. Ezt igen körültekintően kell végezni, hogy a kiszervezés végén ne érjenek kellemetlen meglepetések bennünket. (Ebben segíthet az árakról, avagy a körte és az alma esete című cikkünk)

Az átállási folyamat tervezése

A kiválasztott szolgáltatóval közösen meg kell tervezni az átállás időtervét, határidőkkel, feladatokkal és felelősökkel. Fel kell mérni, hogy az egyes adatok milyen formában állnak rendelkezésre, és milyen időszükséglettel dolgozhatók fel a szolgáltató számára.

Szolgáltatói szerződés – SLA megkötése

Miután eldöntöttük a kérdést, és kiválasztottuk a szolgáltatót, megegyeztünk az átadási-átvételi folyamatban, nincs más hátra, mint a szolgáltatói szerződés megkötése. Itt külön figyelmet érdemel, hogy tevékenységek, azok elvárt szintje, a határidők, felelősségek, garanciák, pontosan rögzítésre kerültek-e.

Kommunikáció

Az emberi erőforrásokra is figyelmet kell szentelnünk, mivel egy ilyen kiszervezési döntés sok bizonytalanságot, aggodalmat okoz. Ennek okai a munkahelyféltés, illetve az, hogy a kiszervezett feladatot eddig ellátó munkatársunk munkája kritikájának éli a folyamatot meg. Mindezeken csak akkor segíthetünk, valóban odafigyelünk az emberre is, és kellő empátiával kommunikálunk vele.

Átadás- átvétel

A kiszervezés megvalósulásához rengeteg információra van szükség, szóban, papíron, elektronikusan egyaránt. Ha ezek átadása-átvétele megtörtént indulhat a valós kiszervezés. Lehetőség van próbahónap számfejtésére, de arra is, hogy egyből élesben már a szolgáltató lássa el a kiszervezett feladatokat. Kellően körültekintő átvételnél a párhuzamos számfejtés túlzott óvatosságnak tűnik.

Kiszervezetten

Nincs más hátra, mint élvezzük az outsourcing előnyeit. Azt azonban fontosnak tartom kiemelni, hogy a folyamatok folyamatos optimalizációjához elengedhetetlen, hogy továbbra is kommunikáljunk, visszajelezzünk, és értékeljünk. Csak így kölcsönösen tudunk egy hosszútávon mindkét fél számára gyümölcsöző üzleti kapcsolatot kialakítani.

Bővebben a témáról Az Árakról, avagy a körte és az alma esete cikkünkben olvashat.
Bővebben a költségekről a Mibe kerül a bérszámfejtésem cikkünkben olvashat.

3 dolog Önért, amiben különbözünk versenytársainktól

1.
SGP - Biztonsági
garancia csomag

(Security Guarantee Package)

2.
FSS - Rugalmas átállást eredményező rendszer

(Flexible Switching  System)

3.
MIS -  Menedzsment
tájékoztató rendszer

(Management Information System)

Referenciák

„Csak köszönettel tartozom a HR-Face munkájáért.Mind szakmai szempontok alapján, mind emberileg a lehető legtöbbet nyújtják. Különösen ügyfélközpontúnak tartom, hogy rendelkezésre állásuk kifogástalan.
Közhellyel élve, már-már túl ideális a munkakapcsolat: társaságunk képviseletét gyorsan is, jól is és ráadásul megfelelő áron látják el.
Külön köszönet illeti Krisztinát, akitől a nap bármely szakában tökéletes választ lehet kapni.

Szányel Zoltán
Pénzügyi vezető
ALD Automotive Magyarország Kft.
www.ald-automotive.com


„A havi rendszeres feladatok mellett, az egyedi igényeinkre is maximálisan odafigyelnek.  Vállalatunk méretéből és multinacionális kultúrájából is következik, hogy sok egyedi kimutatásra, listára, kalkulációra van szükségünk néha „tegnapra”. Épp ezért rugalmasságuk kiemelkedően fontos nekünk. Számunkra érték, hogy jól tudunk velük együtt dolgozni, gondolkodni.” 

Klauss Éva
HR-Manager
CRH-Hammerstein
Mór
www.crhhammerstein.de


„Hogy miért jó veletek együtt dolgozni?
Hát először is: a szolgálatkészség (bármikor bármivel kereshetlek)
Másodszor is: a szakmai hozzáértés (eddig mindent megoldottunk)
Harmadszor: a pontosság (nálam eddig még minden időben jött)”

Széles László
Kereskedelmi vezető, KRAUSE Kft.
Érd
www.krause-systems.hu


„Bérszámfejtés és cafetéria rendszerünket is teljes egészében a HR-FACE Kft-re bíztuk. A bérszámfejtés hiba%-a 0%. A határidőket még az eseti nehézségek, és változások ellenére is igyekeznek betartani. Kérdéseimmel tanácsadójukhoz mindig fordulhatok.”

Molnár Erika
Gazdasági igazgató
OKIN-Hungary Gépgyártó Kft., Hajdúdorog
www.okin.de